Inventario Físico
En esta opción podremos realizar el ejercicio de inventario físico para poder contabilizar las existencias reales de insumos en el almacén de elaboración correspondiente.
Inicio del Inventario
Paso 1: Crear Nuevo Inventario
- Botón NUEVO INVENTARIO: Lo primero que encontramos es un botón de NUEVO INVENTARIO
- Responsable: Después nos solicitará el nombre del responsable del inventario
- Folio automático: Se nos creará un folio automático del inventario físico
Formato de Inventario
También hay un botón del lado derecho el cual puedes imprimir para llenar un formato de los insumos y luego transcribirlos en el sistema.
Proceso de Registro
El proceso para registrar las existencias de los insumos en el inventario físico es simple:
Pasos del Inventario
- Hacemos clic en "inventariar insumo"
- Hacemos clic sobre el insumo a inventariar
- Capturamos los datos:
- Existencia en unidad de medida: La existencia de ese insumo en la unidad de medida (ejemplo: 10 pzas de coca cola)
- Existencia en presentación: La existencia en la presentación del insumo (ejemplo: tengo 2 cajas de coca cola en total son 48 piezas)
- Sumatoria: Dará la sumatoria del total de piezas a granel y el total de piezas en cajas
Registro en Sesión
Se registra en una sesión que se va mostrando en una tabla con los siguientes datos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Grupo | El grupo en el que pertenece el insumo |
| Insumo | Nombre del insumo |
| Unidad | Unidad de medida del insumo |
| Existencia Teórica | La existencia que el sistema tiene registrado al momento del inventario. Ejemplo: físicamente hay 3 coca colas pero en teoría hay 4 coca colas |
| Existencia Física | La cantidad que se contabilizó físicamente |
Finalización del Inventario
Paso Final: Finalizar Inventario
Cuando todos los registros estén completados podemos finalizar la sesión del inventario físico.
Una vez finalizado, todas las existencias teóricas serán sustituidas por las existencias físicas. Ejemplo: antes del inventario habían 3 coca colas pero al finalizar el inventario hay 4, esto se debe a que se contabilizaron físicamente 4 pzas de coca cola, lo cual reemplazará a la existencia anterior.
Resultado Final
Podremos ver el resultado final de inventario físico en la tabla que contiene:
- Hora de inicio del inventario físico
- Hora final del inventario físico
- Botón de opciones: Podemos ver el detalle de los faltantes y sobrantes de las existencias de los insumos del resultado del inventario físico
Consideraciones Importantes
Estados del Inventario
- Inventario finalizado: No es posible eliminarlo
- Inventario en proceso: Puede ser cancelado
- Continuación: Puedes continuar un inventario físico si no lo has finalizado
Recomendaciones
Se recomienda que un inventario físico en proceso no se quede abierto por largos periodos de tiempo ya que si este se continúa mucho tiempo después, las existencias con las cuales fueron registradas en ese momento sustituirán a las existencias en el momento de su finalización.
- Realizar el inventario físico en el menor tiempo posible
- Tener todos los insumos organizados antes de comenzar
- Verificar que no haya movimientos de inventario durante el proceso
- Designar un responsable claro para el inventario