Modulo de ventas
Descripción General
El módulo de ventas está diseñado exclusivamente para los cajeros y se encuentra únicamente de manera operativa. Esto significa que solo puede ser accesible dentro de la red local del negocio y no es accesible de manera remota. Sin embargo, es posible utilizar una cantidad ilimitada de dispositivos que utilicen este módulo siempre y cuando estén conectados a la misma red del negocio donde se encuentra la computadora principal.
Este módulo también contiene un acceso directo desde la página webcajas.com, el cual puede ser usado como un acceso directo para dispositivos secundarios.
Si el caso es para una caja secundaria, puede consultar este video tutorial:
Requerimientos para el Módulo de Ventas
Si usted está accediendo desde un dispositivo secundario, es importante considerar las siguientes características:
Requisitos de Red
- Conexión a la misma red: El equipo secundario debe encontrarse conectado a la misma red o internet del negocio donde se encuentra la computadora principal.
Configuración de Firewall
- Firewall de Windows: El firewall de Windows de la computadora principal tiene que estar inhabilitado o agregar las reglas necesarias para permitir el acceso a otros dispositivos.
- Tipo de conexión: Es muy recomendable que la característica de la conexión no esté en pública sino en privada.
Configuración de Red
- Una sola conexión: La computadora principal del negocio solo debe estar conectada a una red (ya sea wi-fi o ethernet). Si está conectado a los dos al mismo tiempo, también podrá ocasionar problemas al momento de conectarse.
Estado del Sistema
- Computadora principal: Siempre tendrá que estar encendida la computadora principal y el programa de web restaurant abierto antes de acceder a cualquier equipo secundario de caja.
Antivirus
- Configuración de antivirus: Si usted tiene un antivirus en la computadora principal, es probable que bloquee las conexiones entrantes de los dispositivos secundarios. Por lo cual recomendamos ya sea desinstalarlo o añadir las excepciones necesarias para que los equipos puedan conectarse a través de la red local a ese equipo.
Si usted está accediendo en la misma computadora donde está instalado el sistema, no requiere de ninguno de estos pasos.
Guía de Acceso a la Sección de Ventas
Para acceder a este apartado de ventas, siga los siguientes pasos:
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Seleccionar ventas: Seleccionar la opción de ventas dentro del menú principal o ingresar a webcajas.com si se encuentra en un dispositivo secundario.
-
Seleccionar área de servicio: Después seleccione el área de servicio, si es que tiene varias áreas de servicio. Si solamente tiene un área de servicio, se saltará al paso 3.
-
Ingresar contraseña: Ingresa la contraseña del cajero.
Si usted se encuentra probando el sistema, ya existirá un cajero llamado "caja" con la contraseña: caja
Recuerde que puede configurar las contraseñas de estos cajeros en la sección administrativa en el apartado de cajeros. Si usted ingresa incorrectamente la contraseña, aparecerá un mensaje de contraseña incorrecta.
Versiones del Sistema de Ventas para Cajero
Una vez que cumpla con los pasos para acceder a la sección de ventas o de cajeros, se desplegará la vista correspondiente al área. Consideramos añadir que existen dos versiones del área de cajeros que describiremos brevemente:
RESTAURANTE
Esta versión está diseñada para un área de servicio que su principal operación sea la atención a comensales en las mesas. Sin embargo, también contempla como menor operación la venta al mostrador y servicios a domicilio, entre otros.
Características:
- Está configurada por defecto en el sistema
- No es necesario usualmente realizar algún cambio
- Se caracteriza por un menú de herramientas del lado izquierdo
POS RESTAURANTE
Esta versión está diseñada para que la principal operación de caja sea la venta al mostrador.
Configuración:
- Usualmente esta versión no está por default configurada en el sistema
- Si usted desea configurarla, tendrá que acceder al apartado administrativo "áreas de servicio" y editar el área de servicio
- En la opción "tipo de pantalla" cambiar a POS RESTAURANTE
Herramientas Principales y Funcionalidades
Una vez que ingresemos a nuestra sección de ventas, lo primero que preguntará el sistema es que si desea abrir o cerrar un turno dependiendo de la situación.
Gestión de Turnos
En esta ventana:
- Si elegimos abrir turno, ingresamos el fondo de caja
- Es importante considerar que este fondo de caja no puede ser modificado una vez ingresado
- Si le aparece un mensaje que desea cerrar el turno, puede elegir Cancelar si desea continuar con el turno existente
- Si eliges cerrar turno, le abrirá una ventana para que ingrese los datos correspondientes al cierre de turno
También es posible realizar algunas funciones del sistema sin requerir abrir el turno, como por ejemplo:
- Abrir una cuenta
- Capturar un producto a una cuenta
- Algunas otras funciones
Sin embargo, no podrá pagar una cuenta o realizar algún movimiento relacionado con el efectivo de caja.
Anexamos un video tutorial para utilizar este módulo:
Funciones Principales del Sistema
A continuación describiremos las funciones de la operación del sistema en el módulo de ventas:
ABRIR MESA
Permite abrir una cuenta y definir las características de esta cuenta.
Para más detalles sobre abrir mesa, consulte este video:
Características configurables:
- MESA: Elegimos el nombre de la cuenta o Mesa que deseamos aperturar. Es importante que no existan dos cuentas o mesas abiertas con el mismo nombre, el sistema no lo permitirá.
- MESERO: Elegimos un mesero dentro de la lista derecha que estará atendiendo o que aperturó la cuenta.
- NUMERO PERSONAS: Definimos la cantidad de personas o comensales con la cual se abrirá la mesa o cuenta.
- ABRIR MESA: Una vez que elijamos abrir mesa, automáticamente nos redirigirá a la vista de captura de los productos en esa mesa donde podremos navegar dentro de nuestras categorías y productos para agregarlos a la mesa o cuenta.
VENTA RÁPIDA
Esta opción ubicada dentro de la sección de ventas permite realizar la captura de una cuenta de manera rápida sin requerir los datos de la apertura de una mesa. Es usualmente utilizada para la venta de mostrador.
Se describe en esta sección del video tutorial:
Funciones:
- VENTA RÁPIDA: Cuando elegimos este botón se redireccionará automáticamente a la vista de capturas de productos donde podremos navegar dentro de nuestro menú para capturar en la venta rápida.
- CAPTURAR: Una vez que le dejemos capturar, el sistema redireccionará a elegir una forma de pago para que la cuenta sea saldada.
SERVICIO A DOMICILIO
Esta opción está disponible haciendo clic en el botón que aparece del lado derecho en la parte superior con tres barras horizontales dentro de la vista de ventas.
Como se muestra en este apartado del video tutorial:
Después aparecerá un botón que indica la captura de un servicio a domicilio o de un pedido electrónico como rapid, Uber o Didi.
Funciones disponibles:
PEDIDO ELECTRÓNICO
Una vez que hagan clic en servicio a domicilio, usted podrá:
- Elegir el pedido electrónico de su preferencia
- Capturar la información correspondiente a ese pedido electrónico
- Una vez que termine la captura o haga clic en capturar, esta cuenta se pagará en automático con el método de pago transferencia
- En algunos casos le permitirá elegir si la cuenta puede ser pagada en efectivo o por transferencia
BUSCAR
Permite buscar dentro del catálogo de clientes un cliente en específico ya sea por su teléfono, dirección o nombre para ser agregado a un servicio a domicilio. Una vez encontrado al cliente, simplemente seleccionamos el cliente y nos regirá a la captura del servicio a domicilio.
CLIENTE NUEVO
Permite agregar un cliente nuevo a la base de datos del sistema de servicios a domicilio. Haciendo clic en este botón desplegará la siguiente información para ser llenada:
- CLIENTE: El nombre del cliente que ordenará el servicio a domicilio
- DIRECCIÓN: La dirección del cliente que ordenará servicio a domicilio (esto incluye alguna observación o referencia de la dirección)
- TELÉFONO: Ingresamos el teléfono del cliente que ordenará el servicio a domicilio para poder contactarlo en caso de algún inconveniente
SERVICIOS A DOMICILIOS PENDIENTE
Un servicio a domicilio estará pendiente hasta que se realice el pago de la cuenta del servicio a domicilio. Esta lista se encontrará dentro de la ventana de la sección de ventas ubicada del lado derecho superior en un botón con tres barras horizontales.
Funcionalidad:
- Haciendo clic ahí se desplegará una lista abajo del botón de servicio a domicilio con los servicios a domicilios pendientes
- Podremos hacer clic en cualquiera de los servicios a domicilio y desplegará la información correspondiente a la cuenta del servicio a domicilio incluyendo el nombre del cliente y su dirección
Opciones de una Cuenta o Mesa
INFORMACIÓN DE LA CUENTA
Podemos hacer clic a cualquier cuenta que se encuentre abierta o impresa dentro de la sección de ventas del cajero. Al hacer clic se mostrará los productos de la cuenta o Mesa así como herramientas disponibles dentro de esta sección.
Es posible que algunas funciones no estén disponibles para todos los cajeros ya que podrían estar inhabilitados de ser usados porque el cajero no tenga permisos. Estos permisos se definen dentro de la sección administrativa en el apartado de cajeros.
A continuación describiremos las funciones dentro de la cuenta o Mesa:
CAPTURAR PRODUCTOS
Permite la captura de productos a una cuenta o Mesa siempre y cuando la cuenta no esté impresa. Si la cuenta está impresa, este botón aparecerá bloqueado.
TRASPASAR PRODUCTOS
Permite realizar el traspaso de productos de la cuenta elegida a una cuenta de destino siempre y cuando la cuenta de destino esté abierta y no se encuentre impresa o pagada.
Proceso:
- Primero abrirá un recuadro en el cual seleccionamos la cuenta de destino
- El siguiente paso sería elegir los productos a traspasar
- Después hacemos clic en traspasar
IMPRIMIR CUENTA
Este botón enviará la instrucción de impresión a la impresora correspondiente del área de servicios definida para las cuentas o tickets de cuenta y también bloqueará la mayoría de las funciones excepto la de pagar cuenta.
Propósito:
- Impedir operaciones a futuro después de que se haya impreso la cuenta
- El sistema contabiliza cuántas veces fue impresa una cuenta y se puede visualizar dentro del corte de caja
REABRIR CUENTA
Permite la reapertura de una cuenta una vez impresa para continuar con las operaciones de la cuenta ya sea captura o demás opciones. El sistema contabiliza cuántas veces fue aperturada una cuenta.
DIVIDIR CUENTA
Permite la división de una cuenta o Mesa en múltiples cuentas y traspasando ciertos productos a las cuentas o mesas que fue dividida.
Proceso:
- Haciendo clic aquí aparecerá un recuadro en el cual podremos definir la cantidad de cuentas que se dividirá
- Seleccionamos los productos haciendo clic en los productos de la cuenta origen y traspasándolos a la cuenta de destino
- Podemos crear cuantas cuentas deseemos dividir la cuenta origen
Es importante mencionar que si un producto es capturado con la cantidad dos o mayor, este producto no se podrá subdividir a diferentes cuentas. Se tendrá que enviar a una cuenta específica por el motivo de conservar el folio de la comanda o orden que fue impresa en las áreas de servicio.
CANCELAR MESA
Permite la cancelación total de la cuenta y sus productos. Una vez cancelada la cuenta no es posible volver a aperturarse, pasa a ser de carácter administrativo.
JUNTAR MESA
Permite juntar dos mesas o cuentas en una sola definiendo la cuenta de destino a la cual se juntará. También los productos se enviarán de la cuenta de destino a la cuenta de origen.
CAMBIAR MESA
Cambiará la mesa o el nombre de la cuenta validando que no exista un nombre idéntico en la misma área de servicio. Cumpliendo con la regla de que no pueden existir dos cuentas abiertas o impresas con el mismo nombre.
CLIENTE
Podemos asignar un cliente existente en nuestra base de datos a la cuenta. Es importante añadir que si el cliente tiene un descuento directamente registrado en nuestra base de datos, se aplicará a la cuenta en automático.
CANCELAR UN PRODUCTO EN LA CUENTA
Permite cancelar un producto de una cuenta que se encuentra abierta simplemente haciendo clic en el nombre del producto contenido dentro de la cuenta.
Como se explica en este apartado del video tutorial:
Se desplegará una ventana modal siempre y cuando el cajero tenga los permisos disponibles para realizar los movimientos específicos, donde podremos realizar los siguientes cambios:
- CANCELAR: Permite cancelar un producto
- CANTIDAD: Permite modificar la cantidad de un producto ya capturado
- PRECIO UNITARIO: Modifica el precio unitario del producto ya capturado en la cuenta
- DESCUENTO: Se le asigna un descuento al producto en la cuenta como porcentaje
PAGAR
Permite pagar una cuenta o mesa, dando la opción de elegir múltiples métodos de pago. Una vez terminada de elegir y llenar los datos correspondientes al pago de la cuenta, esta cuenta desaparecerá de la vista de ventas o del cajero y pasará a ser de carácter administrativo.
Características:
- Estas cuentas pagadas pueden ser consultadas también en el corte de caja
- El sistema puede impedir pagar una cuenta si no está impresa o permitir pagar la cuenta sin imprimir
- Esta configuración puede ser definida dentro del administrador en la sección de áreas de servicio editando el área de servicio modificando el valor "pagar sin imprimir"
CAMBIAR EL MESERO DE UNA CUENTA
Se puede cambiar el mesero que aperturó una cuenta haciendo clic en el nombre del mesero en una cuenta aperturada.
ASIGNAR UN REPARTIDOR A UN SERVICIO A DOMICILIO
Es posible asignar un repartidor a un servicio a domicilio. Esta opción se encuentra en el menú lateral izquierdo, que aparece cuando se ingresa a la cuenta a un servicio a domicilio. Hace click en la barra gris arriba del botón datos del cliente.
CAMBIAR NÚMERO DE PERSONAS
Es posible cambiar el número de personas de una cuenta aperturada haciendo clic en el icono abajo del nombre del mesero.
DESCUENTO
Permite realizar el descuento a una cuenta o mesa que se encuentre abierta en base a un porcentaje. Una vez que hacemos clic en esta opción se desplegará una ventana con los siguientes campos:
- DESCRIPCIÓN DEL DESCUENTO: Es obligatorio definir el motivo del descuento por el cual se le aplicará el descuento a la cuenta.
- VALE DE DESCUENTO: La mayoría de las veces este campo estará vacío, no se requiere llenar para aplicar un descuento a menos que exista un vale de descuento.
- DESCUENTO: Definimos el porcentaje de descuento a aplicar en la cuenta o Mesa.
Menú Lateral de la Sección de Ventas
MENÚ LATERAL DE OPCIONES DEL CAJERO
En el menú lateral izquierdo podremos encontrar herramientas disponibles para el cajero siempre y cuando tengan permisos para ser utilizados. Estos permisos se pueden definir dentro del administrador en la opción de cajeros.
A continuación describiremos las herramientas del menú lateral izquierdo de la sección de ventas o de cajero:
MAPA DE MESAS
Despliega un mapa de las mesas con funcionalidades de captura, consulta o apertura de mesa dentro de ese mapa.
RETIROS Y DEPÓSITOS
Una herramienta que permite realizar algún retiro o depósito de efectivo de la caja del área específica de servicio. Haciendo clic se desplegará una ventana modal con la siguiente información para ser llenada:
- CONCEPTO: El concepto o motivo por el cual se está realizando el retiro de efectivo o depósito.
- ENTREGA: La persona a la cual se le está entregando o se está depositando el efectivo en caja.
- CANTIDAD: La cantidad de efectivo que se está retirando o depositando.
- ACEPTAR: Una vez llenado los campos, al dar clic en aceptar el sistema imprimirá un comprobante del retiro o depósito. También el sistema registrará en la base de datos que ese dinero ya fue retirado y puede ser consultado dentro del corte de caja.
CERRAR TURNO
Haciendo clic en cerrar turno desplegará una ventana modal con la información requerida para el cierre de un turno.
Información requerida:
- Esta información contempla de primera mano el efectivo considerando las diferentes denominaciones de la moneda
- Abajo de esta elección encontrará un campo el cual puede ignorar las diferentes denominaciones e ingresarlo como libre
- También podrá declarar los métodos de pago diferentes al efectivo como tarjeta, dólares u otros métodos registrados en el sistema
Funciones automáticas:
- Al cerrar el turno, el sistema registrará toda la información de las cuentas pagadas en el corte de caja
- Comparará la declaración del cajero contra la contenida en el sistema
- Activará el envío de correos administrativos en el cual se enviará el corte de caja automáticamente
- También enviará el reporte de productos vendidos e insumos consumidos a los correos definidos en el administrador en la opción de correos administrativos (siempre y cuando la computadora principal tenga conexión a internet)
PAGO DE PROPINAS
Esta herramienta tiene dos funcionalidades:
- El pago de propinas de las cuentas que fueron pagadas en tarjeta a los meseros
- La repartición de propinas a las diferentes áreas o persona
Para su facilidad tenemos un video tutorial explicando la herramienta de propinas:
A continuación describiremos brevemente la información contenida:
REPARTICIÓN PROPINAS
- Elegimos la fecha y el turno por el cual deseemos considerar la repartición de propinas
- Una vez abierto esto nos aparecerá un listado del acumulado de las propinas
- Del lado derecho un listado de los meseros, su venta estimada y las propinas a repartir
- También encontrará un icono el cual usted podrá imprimir un reporte del mesero para la repartición
PROPINAS TARJETA
Si elegimos el botón propinas tarjeta:
- Podremos retirar en efectivo el acumulado de las cuentas pagadas que hayan sido pagadas con tarjeta
- Entregarle al mesero el dinero de esa propina en efectivo
- Es importante considerar que una vez que se pague la propina al mesero, podremos imprimir un recibo para el mesero
- Este dinero será considerado como un retiro de efectivo de la caja
CORTES DE CAJA
Podremos consultar los cortes de caja en esta opción y también si un turno no está cerrado aparecerá como precorte que también podría ser consultado.
Hacemos referencia en este manual de dicha información en el apartado administrativo "cortes de caja" para poder interpretar la información contenida en esta sección.
CUENTAS POR COBRAR
Permite consultar las cuentas por cobrar o cuentas que fueron pagadas por CXC. Así como pagarlas, imprimirlas o cancelarlas.
FACTURAR
Haciendo clic en el botón de facturar nos redirigirá al módulo de facturación en el cual podremos realizar la factura de alguna cuenta.
Proceso de facturación:
- Seleccionar cuenta: Seleccionamos dentro del Rango de fechas la cuenta que deseemos facturar
- Buscar cuenta: Podemos buscar la cuenta por su folio, fecha o cualquier campo que aparezca dentro de la tabla y hacemos clic en seleccionar
- Tipo de factura: Después seleccionamos si la factura será dividida o por consumo de alimentos. Recomendamos utilizar consumo de alimentos ya que un restaurante emite facturas por servicios y no por productos
- Cliente: Buscamos al cliente que deseemos emitir la factura o agregamos el nuevo cliente. Los datos relacionados con el cliente es importante mencionar que el nuevo cliente solamente es un referente al nombre cómo le creamos llamar al cliente y no son los datos fiscales
- Datos fiscales: Una vez que seleccionamos o creemos al cliente, ingresamos sus datos fiscales o si ya están ingresados aparecerán los campos que se encuentran rellenados. También es importante que todos los datos cumplan con los requerimientos del CFDI 4.0, usualmente estos datos son los que se solicita al cliente como la constancia situación fiscal. Los campos marcados en rojo son obligatorios y los que no están marcados no son obligatorios. Una vez terminemos de llenar los datos hacemos clic en guardar y luego a siguiente
- Prefactura: Después aparecerá una prefactura que no se encuentra timbrada todavía y podremos modificar ya sea el concepto, el uso del CFDI, además de alguna retención que se requiera
- Generar factura: Una vez después de verificar que los datos estén correctos, hace clic en generar factura
- Resultado: La factura se desplegará una vez que haya sido timbrada en pantalla y tendrá dos opciones: enviarla por correo y regresar a ventas
ABRIR CAJÓN
Permite abrir el cajón de dinero que está conectado a la impresora de la respectiva área con la contraseña del cajero. Para que esta opción funcione, el cajón de dinero tiene que estar conectado a la impresora a través del puerto RJ11.
TARJETA PROMOCIONAL
Permite ingresar los datos de alguna promoción o tarjeta promocional con el folio de esa tarjeta.
INFO TURNO
Un breve reporte de la información del turno abierto.
REPORTES
Da la posibilidad de consultar ciertos reportes al cajero dentro de su sección de ventas. Estos reportes son los siguientes:
- REPORTE DE REPARTIDORES: Contiene un pequeño reporte de los repartidores y los pedidos que han entregado dentro del turno
- PRODUCTOS VENDIDOS Y POR COBRAR: Despliega un reporte de los productos que fueron vendidos y que faltan por cobrar del turno en curso
- IMPRIMIR CORTE TURNO: Permite elegir dentro de un calendario un turno específico para que sea impreso en la impresora de tickets o cuenta. Este turno está en formato como un resumen de la información del turno
- PEDIDOS ELECTRÓNICOS: Es un reporte de los pedidos electrónicos del turno en curso
CONFIGURACIÓN ESTACIÓN
Usualmente esta herramienta es usada para añadir una impresora específica a un área o a una caja independiente.
Ejemplo de uso: Existen dos cajas o dos equipos que atienden la misma área de servicio pero cada equipo tiene su propia impresora. En este caso, el equipo secundario sería una estación en el cual tendremos que configurar su impresora.
Proceso:
- Al hacer clic en esta opción nos pedirá la contraseña de un capitán
- Desplegará un menú con la siguiente información:
- NOMBRE DE LA ESTACIÓN: Definimos el nombre como deseamos llamar a esta estación
- RUTAS DE IMPRESIÓN: Definimos sus rutas de impresión independientes por áreas de servicio y áreas de elaboración
SERVIDOR DE IMPRESIONES ESTACIÓN
En algunos casos es necesario instalar un servidor de impresión en la estación (no confundir con el servidor principal del negocio). Recomendamos que solicite ayuda para realizar la instalación de un servidor de impresión en una estación.
Salir de la Sección de Ventas
Para salir de la sección de ventas, puede hacer clic en el texto que dice "web restaurant" en la parte superior del lado izquierdo del módulo. Haciendo clic le regresará al menú principal del sistema.
Consultas Frecuentes del Módulo de Ventas
A continuación desplegamos consultas y preguntas generales y frecuentes de este módulo de ventas o de cajeros:
No puedo acceder al módulo de cajas o ventas
Es importante identificar desde qué sección usted está accediendo:
- ¿Está accediendo desde la computadora principal?
- ¿O una computadora secundaria?
- ¿Arroja algún error de conexión?
- ¿O algún mensaje en el sistema al momento de acceder?
Al ingresar me sale un mensaje de contraseña incorrecta
Es importante considerar que el sistema valida las contraseñas de los cajeros al momento de solicitarla. Si el sistema le está indicando que es contraseña incorrecta, es muy probable que la contraseña que usted está ingresando no sea la correcta.
Solución:
- Esas contraseñas se pueden consultar dentro del módulo administrativo en la opción de cajeros
- Por lo general para acceder al módulo administrativo se requiere el acceso a través de una contraseña administrativa que por lo general la tiene el administrador del sistema
- Ningún asistente de web restaurant puede facilitar contraseñas por cuestiones de seguridad
- Le recomendamos ponerse en contacto directamente con la gerencia o administración del negocio
No permite realizar alguna función de la sección de cajas
El módulo de ventas o de cajeros está restringido de acuerdo a los permisos que les fueron asignados al cajero. Cada cajero tiene permisos diferentes y capacidades diferentes dentro de este módulo.
Recomendación: Le recomendamos consultar con la gerencia o la administración del negocio las capacidades necesarias para sus funcionalidades de cajero.
No puedo imprimir cuentas o no imprimir tickets
Es muy probable que exista algún problema con la conexión a la impresora o una mala configuración de la ruta de impresión en el sistema.
Pasos de verificación:
- Como primer paso recomendamos verificar que la impresora tenga suficiente papel y se encuentre correctamente conectada a la computadora
- También recomendamos verificar cómo está conectada la impresora. Normalmente existen dos tipos de conexiones: por USB y por RED
En el caso de USB tenemos un videotutorial ya sea para la instalación de la impresora o para resolución de problemas con la impresora:
No me permite pagar una cuenta
Los principales motivos del pago de una cuenta por lo general están referenciados a:
- Los permisos que tenga el cajero
- También considere que una cuenta tiene que estar impresa para poder pagarla